0850 433 2 724

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1.      GİRİŞ VE POLİTİKA'NIN HAZIRLANMA AMACI
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ("Politika"), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK" ya da "Kanun") ve Kanun'un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ("Yönetmelik") uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla AUTOCARD ETKİN FİLO TEDARİK VE YÖNETİM A.Ş. ("AUTOCARD " ya da "Şirket") tarafından hazırlanmıştır.

1.1.TANIMLAR


Kısaltma

Tanım

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun/KVKK

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verilerin
İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlüişlem.

Kişisel Verilerin Anonim Hale
Getirilmesi

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha

Kanun'da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re'sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Veri Sahibi/İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Yönetmelik

28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

1.2.İLKELER

AUTOCARD  tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:
1.  Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun'un 4. maddesinde sayılan ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 6.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
2. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler AUTOCARD tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 10 yıl süreyle saklanmaktadır.
 1 a)Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun olma, b)Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
   c)Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, d)İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
   e)İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.

3.Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re'sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
4.Kanun'un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler AUTOCARD tarafından re'sen veya ilgili kişinin  talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından AUTOCARD'a başvurulması halinde;
 a.  İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir,
 b. Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

1.3.SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, AUTOCARD tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:

a.  Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
    b. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
    c. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket'in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
    d. Kişisel verilerin şirket'in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
    e. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
    f.  Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, şirket tarafından re 'sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
a. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
b. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
c. Kanun'un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
d. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
e. İlgili kişinin, Kanun'un 11. maddesinin2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun'da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul'a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
2. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
AUTOCARD tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
İlgili kişinin hakları
MADDE-11 (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
a)  Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b)  Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c)  Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d)   Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e)   7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f)  (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g)  İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
a.   Kişisel veriler, KVKK'nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının şirket nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
b.  Verinin saklanmasının KVKK'nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında şirket 'in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK'nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
c.   Verinin saklanmasının KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
Şirket tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine, işbu Politika'nın ekinde (Ek-2) yer alan ''Kişisel Veri İşleme Envanteri''nden ulaşabilirsiniz.
Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika'nın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde,  6 aylık periyodlarla işbu Politika'da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

3.  KİŞİSEL VERİLERİN ŞİRKET TARAFINDAN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ

3.1.KAYIT ORTAMLARI
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

  • Elektronik ortamlar
  • EXCHANGE SERVER
  • TIGER LOGO – BORDRO
  • FILE SERVER
  • CRYPTOLOG
  • CRM SERVER
  • DC DHCP
  • DC
  • DC 2
  • Fiziksel ortamlar
  • Birim Dolapları
  • ARŞİV


3.2.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK'nın 12. maddesindeki3 ilkeler çerçevesinde, şirket tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
3.2.1.      İdari Tedbirler:
Şirket idari tedbirler kapsamında;
a.       Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
b.      İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul'a bildirir.
c.       Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
d.      Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
e.       Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
3 Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler MADDE-12 (1)Veri sorumlusu,
a)  Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
b)  Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
c)  Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.
3.2.2.      Teknik Tedbirler:
AUTOCARD teknik tedbirler kapsamında;

  • Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
  • Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
  • Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
  • Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
  • Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.
  • Kanun'un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.

 3.3.  PERSONEL
Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika'nın EK-1'nde yer  alan listeden ulaşabilirsiniz.
3.4. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ
AUTOCARD tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik'te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde şirket tarafından re'sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.
3.4.1.      Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:
AUTOCARD tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
3.4.1.1.Kişisel Verilerin Silinmesi:
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında buluan verilerin uygun yazılımlar kullanılarka silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir.
Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.

  • Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,
  • Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.

Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.
Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.
3.4.1.2.Kişisel Verilerin Yok Edilmesi:
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. Dikkat edilmelidir ki bu yöntemle yok etme başarılı olmaz ise ancak medyanın fiziksel olarak yok edilmesi ile yok etme işlemi tamamlanmış olabilecektir.
Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kağıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.
Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1'lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir.
Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında şirket; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
3.4.2.      Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri:
AUTOCARD tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri
Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirmeye yöntemleridir.
Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden "yüksek dereceli betimleyici" olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.
Örnegin, aşağıdaki tabloda veri setindeki değişkenlerden yüksek derecede betimleyici olan veri gruplarının çıkartılması ile anonimleştirme sağlanmıştır.

Çalışanın
Adı

Yaşadığı İl

Yaşadığı İlçe

Yaşadığı
Mahalle

Pozisyonu

Aylık Geliri

Kıdemi (Yıl)

Zehra

İstanbul

Beylikdüzü

Alibey

Hizmetli

1750 TL

12

Kazım

Ankara

Çankaya

Söğütözü

İşçi

1800TL

8

Ahmet

İzmir

Alsancak

Kordon

Mühendis

7500TL

7

Mehmet

İstanbul

Kasımpaşa

Gültürk

İşçi

1550 TL

5

Selma

İstanbul

Beşiktaş

Abbasağa

Mimar

3250TL

4

Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkaralar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, bir şirkette tek kıdemli müdür var ise bu kişiye ait verilerin birbirleri ile aynı kademede bulunan çalışanların kıdem, maaş ve cinsiyet verilerinin tutulduğu kayıtlardan çıkarılması ile kalan veriler anonim hale getirilebilecektir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. Örneğin, şirketin futbol takımının yedek listesinde olan ilgili veri sorumluları arasında yalnızca bir kişi 65 yaşında ise yaş, cinsiyet ve sağlık durumu yönünden futbol oynayabilecek olup olmadığı bilgisinin birlikte saklandığı bir veri kümesinde 'Yaş:65' yerine 'Bilinmiyor' yazılması veya bu kısmın boş bırakılması anonimleştirmeyi sağlayacaktır.
Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.
Örneğin, bir işyerinde çalışan personelin işyerindeki çalışma yılının 5 yıldan az, 5 ile 10 yıl arasında veya 10 yıldan çok olmasına göre (çok deneyimli), (deneyimli) ya da (deneyimsiz) olarak birleştirilerek anonim hale getirilebilir:


Çalışanın Pozisyonu

Yaşı

Cinsiyeti

Aylık Geliri

Kıdemi
(Yıl)

Pazarlama Uzmanı

43

E

7500 TL

15

Sekreter

26

K

2800 TL

2

Müdür Yardımcısı

32

E

2800 TL

4

Müdür

42

K

4500 TL

18

Hizmetli

45

K

1600 TL

3

Satış Danışmanı

32

E

3500 TL

5

İkinci örnekte ise kıdem değişkenine belirlenen yıl ölçütüne göre alt ve üst sınır kodlaması uygulanarak üç kategoriye halinde anonimleştirilmiş şeklini göstermektedir.


Çalışanın Pozisyonu

Yaşı

Cinsiyeti

Aylık Geliri

Kıdemi

Pazarlama Uzmanı

43

E

4500 TL

Çok Deneyimli

Sekreter

26

K

3800 TL

Deneyimsiz

Müdür Yardımcısı

32

E

2800 TL

Deneyimli

Müdür

42

K

4500 TL

Çok Deneyimli

Hizmetli

45

K

2600 TL

Deneyimsiz

Satış Danışmanı

32

E

4500 TL

Deneyimli

Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir. Örneğin; çalışanların yaşlarının tek tek göstermeksizin X yaşında Z kadar çalışan bulunduğunun ortaya konulması.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.

Çalışanın Pozisyonu

İkamet Adresi

Çocuğu

Aylık Geliri

Kıdemi (Yıl)

Hizmetli

Fatih, İstanbul

Var

1750 TL

12

İşçi

Keçiören, Ankara

Yok

1800TL

8



Mühendis

Maltepe , İstanbul

Yok

7500TL

7

İşçi

Kadıköy, İstanbul

Var

1550 TL

5

Aşağıdaki tabloda veri türetme yoluyla anonimleştirme yöntemi uygulanmıştır:


Çalışanın Pozisyonu

İkamet Edilen Bölge

Çocuğu

Aylık Geliri

Kıdemi (Yıl)

Hizmetli

İstanbul Avrupa Yakası

Var

2000 TL

12

İşçi

Ankara Güney Bölge

Yok

2000TL

8

Mühendis

İstanbul Anadolu Yakası

Yok

10000TL

7

İşçi

İstanbul Avrupa Yakası

Var

2000 TL

5

Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri
Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/−) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur.Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Mikro Birleştirme: Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır.
Örneğin, maaş bilgisi için; 10.000 TL altı ve üstü iki grup yapılır ise, 10.000 ve daha az maaş alan kişilerin maaşlarının toplamı kişi sayısına bölünür ve 10.000TL altında maaş alan herkesin maaş kümesine elde edilen bu değer yazılır.
Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir. Genel olarak kategorize edilebilen veriler için kullanılan bu yöntemde amaç veri sahiplerine ait verilerin birbirleri ile değiştirilerek veri tabanının dönüştürülmesidir.
Örneğin, aşağıdaki tabloda 'Yaş: 45', 'Cinsiyet: Kadın', 'İl: Ankara' verileri bulunan kişilere ait gelir bilgisi 'Yaş: 30', 'Cinsiyet: Kadın', 'İl: İzmir' olanlar ve 'Yaş: 25', 'Cinsiyet: Erkek' 'İl: İzmir' olanların gelir bilgileri ile 'Yaş:35', 'Cinsiyet: Erkek' 'İl: İstanbul' olanların gelir bilgileri birbirleri içerisinde değiştirilerek veri tabanı dönüştürülmüştür.

Yaş

Cinsiyet

İl

Gelir

45

Kadın

Ankara

30.000

30

Kadın

İzmir

20.000

25

Erkek

İzmir

15.000

35

Erkek

İstanbul

25.000

55

Erkek

İzmir

18.000

24

Erkek

İzmir

20.000

Aşağıdaki tabloda veri değiş tokuş yöntemi uygulanmıştır:


Yaş

Cinsiyet

İl

Gelir

45

Kadın

Bolu

20.000

30

Kadın

Samsun 

30.000

                  25

Erkek

Düzce

25.000

35

Erkek

İstanbul

15.000

55

Erkek

Samsun 

40.000

24

Erkek

Samsun 

18.000

KVKK'nın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

4.  DİĞER HUSUSLAR
KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
Şirket tarafından hazırlanan işbu Politika 27.12.2017 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika'da değişiklik olması durumunda, Politika'nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.
Güncelleme tablosu Ek-3'te yer almaktadır
EK-1 PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ

PERSONEL

GÖREV

SORUMLULUK

Avukat

Hukuk Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile   periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

İnsan Kaynakları Müdür Yardımcısı

İnsanKaynakları Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile   periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Bilgi İşlem Müdürü

BilgiTeknolojileri Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile   periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi

Muhasebe Müdürü

Mali İşler Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile   periyodik imha süresi uyarınca
kişisel veri imha sürecinin yönetimi

İdari İşler Müdürü

Veri Sorumlusu

Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile   periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi




Şirket tarafından işlenen verilere ait saklama ve imha süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde süreç bazında tespit edilmiş olup, anılan Envanter'e [•] linki üzerinden erişilebilecektir.


İŞ

SAKLAMA
SÜRESİ

SÜRE

Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

İş ilişkisinin sona
ermesine müteakip 10 yıl

Veri sahibinin imha başvurusunu takiben 30 gün içerisinde

Genel Kurul İşlemleri

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İhale/işyeri açma/bakanlıklar-
müsteşarlıklar evrak hazırlama süreçleri

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi   taleplerinin cevaplanması

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10
yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Sözleşmelerin hazırlanması

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İşe alım

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10
yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Bordrolama

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10
yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Personel özel sağlık ve ferdi kaza sigortapoliçelerinin hazırlanması organizasyonu

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Çalışanlara araç tahsis edilmesi

3 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10
yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Log/Kayıt/Takip Sistemleri

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Ana veri oluşturma süreçleri

İş ilişkisinin sona
ermesini müteakip 10

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Şirket ortakları ve yönetim kurulu
üyelerine ait bilgiler

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Şirket kredi kartı tahsisi

İş ilişkisinin sona
ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Ödeme işlemleri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10
yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde


Personel Finansman Süreçleri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10
yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Sözleşme sürecinin bir bölümü ve sözleşmenin muhafazası

İş ilişkisinin sona
ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Kaza Raporlama

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Toplantı notlarının, katılımcılar ile
paylaşılması

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Doküman hazırlanması

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Eğitim kayıtlarının dosyalanması

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde

Acil Durum Hazırlıkları

1 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde


 
EK-3 GÜNCELLEME TABLOSU
İşbu Politika'da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.


GÜNCELLEME TARİHİ

DEĞİŞİKLİKLERİN KAPSAMI

 

[•]

 

[•]

 

 

 

 

 

© 2019 AutoCard Club bir Etkin Filo Tedarik ve Yönetim A.Ş. markasıdır. Tüm Hakları Saklıdır.